Tworzenie nowej strategii dla firmy często okazuje się dużym wyzwaniem. Nie wystarczy wypisać celów i priorytetów, jeśli pracownicy nie mają poczucia, że współuczestniczyli w ich opracowaniu. Gdy ludzie czują, że nikt nie bierze pod uwagę ich pomysłów ani obaw, motywacja do wprowadzania zmian gwałtownie spada. W tym artykule poznasz konkretne sposoby na to, by zaangażować zespół w proces wypracowywania nowej wizji, w tym między innymi przy pomocy takiego rozwiązania jak szkolenie z facylitacji.
Wyzwania przy tworzeniu nowej strategii
Wiele firm wprowadza zmiany strategiczne metodą odgórnych dyrektyw, licząc na to, że pracownicy „po prostu” się dostosują. Niestety, często kończy się to narastającym oporem i przekonaniem, że nowa strategia niewiele ma wspólnego z codziennymi realiami. Pracownicy sygnalizują wówczas, że nie wiedzą, jakie konkretne korzyści odniosą zespół czy firma z wprowadzanych zmian, nie mieli możliwości podzielenia się swoimi pomysłami oraz obawiają się, iż nowa wizja wpłynie negatywnie na ich dotychczasowe obowiązki.
Taka sytuacja prowadzi do niskiego zaangażowania i braku współpracy na dalszych etapach wdrażania strategii. Im później zauważymy te problemy, tym trudniej naprawić skutki źle przeprowadzonego procesu.
Znaczenie wspólnego wypracowania strategii
Wspólne tworzenie wizji nie polega jedynie na symbolicznym „zaproszeniu do dyskusji”. Chodzi o to, by każdy miał realną przestrzeń do wypowiedzenia się, nawet jeśli niektóre głosy brzmią krytycznie. Kiedy pracownicy czują, że ich uwagi są traktowane poważnie, rośnie ich poczucie współodpowiedzialności za sukces całego przedsięwzięcia.
Zanim przejdziemy do omawiania metod wspierających pracę grupową, takich jak szkolenie z facylitacji, warto uświadomić sobie dwie ważne korzyści płynące z autentycznej współpracy nad strategią:
- Lepsze zrozumienie potrzeb i realiów
- Dzięki angażowaniu osób z różnych działów otrzymujemy pełniejszy obraz tego, co działa, a co wymaga poprawy.
- Większa gotowość do wdrażania ustaleń
- Członkowie zespołu, którzy współtworzą nową strategię, bardziej identyfikują się z jej celami i naturalnie zależy im na powodzeniu całego przedsięwzięcia.
Szkolenie z facylitacji – rola moderowania spotkań
Wiele osób kojarzy słowo „facylitacja” głównie z warsztatowym stylem prowadzenia dyskusji, w którym każdy ma szansę się wypowiedzieć, a dyskusja nie traci kierunku. Jednak szkolenie z facylitacji obejmuje również kompetencje potrzebne do rozwiązywania konfliktów czy skutecznego strukturyzowania pomysłów.
Facylitator:
- Zapobiega dominacji jednej czy dwóch osób w rozmowie, troszcząc się o to, by głosy pozostałych również wybrzmiały.
- Utrzymuje koncentrację grupy na celu, dzięki czemu ustalenia wypracowane podczas spotkań rzeczywiście prowadzą do realnych decyzji.
Zespoły stające przed koniecznością redefiniowania swojej ścieżki rozwoju mogą wiele skorzystać na organizowaniu warsztatów strategicznych, gdzie zadaniem przeszkolonego moderatora jest „wyłuskanie” różnych punktów widzenia i zintegrowanie ich w spójną wizję.
Jak wynika z jednego z raportów opublikowanych przez Harvard Business Review, firmy angażujące pracowników w proces planowania strategicznego zauważają średnio o 30% mniejszy opór wobec zmian. Silne włączenie zespołu w dyskusję sprawia, że nowa wizja firmy jest lepiej rozumiana i przyjmowana.
Rola liderów w nowej strategii
Autentyczne zaangażowanie liderów w proces wypracowywania i wdrażania nowej strategii bywa decydujące. Jeśli osoby zarządzające nie są gotowe do wysłuchania odmiennych głosów, trudno mówić o prawdziwej współpracy. Liderzy powinni dbać o regularną komunikację, np. poprzez otwarte spotkania lub aktualizacje mailowe, oraz wspierać oddolne inicjatywy, które pomagają uwiarygodnić proces zmian w oczach pracowników.
Zespół wielopokoleniowy lub wielokulturowy
W jednej organizacji coraz częściej współpracują osoby z różnych generacji (X, Y, Z) czy kultur. Każda z tych grup może inaczej postrzegać proces decyzyjny i preferowany styl komunikacji. W takich przypadkach przydaje się umiejętnie poprowadzona dyskusja (np. po szkoleniu z facylitacji), która umożliwia wydobycie i pogodzenie różnych punktów widzenia. Możemy dzięki temu w pełni wykorzystać know-how doświadczonych pracowników i nowatorskie spojrzenie młodszych członków zespołu.
Najczęstsze błędy przy wdrażaniu zmian
Nawet świetnie wypracowana strategia może ponieść fiasko, jeśli wdrożenie zostanie potraktowane po macoszemu. Bardzo często zarząd nie docenia emocji towarzyszących zmianom, a brak zasobów (budżet, czas, kadra) prowadzi do przeciążenia pracowników i „zapaści” entuzjazmu. Zbyt optymistyczne założenie, że wystarczy przedstawić nową wizję w formie prezentacji, rzadko się sprawdza. Pracownicy potrzebują poczucia bezpieczeństwa i pewności, że zmiany nie odbędą się ich kosztem, ale z ich udziałem.
Nowa strategia w firmie nie powinna być dziełem wyłącznie wąskiego grona menedżerów. Aby pracownicy chcieli z nią pracować na co dzień, muszą mieć możliwość współtworzenia kluczowych założeń oraz wyrażania swoich opinii i pomysłów. Tylko wtedy zespół zyskuje poczucie autentycznego wpływu na przyszłość organizacji, co przekłada się na większe zaangażowanie i chęć podjęcia wysiłku wprowadzania zmian w życie.
Metody wspierające demokratyczny charakter planowania, takie jak szkolenie z facylitacji, pokazują, że dobrze prowadzone spotkania warsztatowe mogą pomóc wszystkim stronom usłyszeć się nawzajem. Umiejętnie moderowany proces pozwala wykorzystać doświadczenie pracowników, rozproszyć obawy i włączyć w strategiczne dyskusje także osoby, które dotąd czuły się pomijane.
Ostatecznie nie chodzi jednak tylko o sam moment tworzenia strategii, ale też o jej dalsze wdrażanie. Jeśli liderzy pozostaną otwarci na uwagi i będą wspierać oddolne inicjatywy, a organizacja zapewni odpowiednie zasoby (budżet, czas, wsparcie szkoleniowe), to nowa strategia ma szansę stać się silnym spoiwem całej firmy. Pracownicy, którzy rozumieją sens wprowadzanych zmian, zdecydowanie rzadziej stawiają opór, częściej przejmują inicjatywę i czują się współautorami sukcesu. Taka wspólnota wizji i celów potrafi unieść organizację na wyższy poziom skuteczności i innowacyjności — i to właśnie wtedy, gdy każda osoba wie, że jej głos ma znaczenie.
