Coraz częściej korzystamy z różnego rodzaju dokumentów elektronicznych – dzięki nim możemy nie tylko łatwiej przechowywać ważne informacje i uzyskać do nich szybki dostęp, ale również zadbać o środowisko naturalne. O czym powinniśmy pamiętać podczas archiwizacji dokumentów elektronicznych?
W przedsiębiorstwach stosuje się różne dokumenty elektroniczne – to między innymi faktury VAT, różnego rodzaju rejestry, księgi, projekty, korespondencje pomiędzy pracownikami i klientami. To zatem szeroka gama różnych plików przechowywanych na dyskach twardych komputerów, na pamięciach przenośnych oraz na serwerach.
Samodzielne archiwizowanie dokumentów elektronicznych
Zgodnie z przepisami, dokumenty elektroniczne takie jak faktury, powinny być odpowiednio przechowywane. Wówczas archiwizowanie dokumentów odbywa się z zachowaniem ich autentyczności pochodzenia, integralności oraz czytelności. Muszą być one również tak oznakowane, aby można było łatwo dotrzeć to tych potrzebnych. Ponadto muszą być bezzwłocznie dostępne w razie kontroli organów podatkowych lub kontroli skarbowej.
Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest przechowywanie dokumentów na serwerach zewnętrznych – gdy zamierzamy zapisywać je na dysku komputera, pamiętajmy o tym, by robić regularne kopie zapasowe.
Nowoczesne platformy archiwizacyjne
Druga opcja to skorzystanie z nowoczesnych platform archiwizacyjnych pozwalających na łatwe przechowywanie oraz przeglądanie dokumentów z dostępem on-line.
Dzięki temu, że dokumenty także przechowywane są na zewnętrznych serwerach, są chronione przed ingerencją z zewnątrz. Dostęp do nich możemy uzyskać po zalogowaniu się na swoje konto. System jednocześnie monitoruje dostęp do dokumentów, dlatego można wówczas sprawdzić, kto i kiedy z nich korzystał.
Czy dokumenty elektroniczne można wydrukować i przechować?
Jeśli chcemy przechowywać dokumenty elektroniczne w postaci wydrukowanej, także mamy taką możliwość. Wówczas archiwizowanie dokumentów może odbywać się w standardowy sposób, podobnie jak innych dokumentów papierowych.
Aby ułatwić sobie archiwizację dokumentów papierowych, można skorzystać także z usług firm specjalizujących się w udostępnianiu rozwiązań i przestrzeń do przechowywania dokumentacji różnych typów.
Artykuł powstał dzięki archiwizacjadokumentow.com.pl.