Jak archiwizować dokumenty elektroniczne?

Coraz częściej korzystamy z różnego rodzaju dokumentów elektronicznych – dzięki nim możemy nie tylko łatwiej przechowywać ważne informacje i uzyskać do nich szybki dostęp, ale również zadbać o środowisko naturalne. O czym powinniśmy pamiętać podczas archiwizacji dokumentów elektronicznych?

W przedsiębiorstwach stosuje się różne dokumenty elektroniczne – to między innymi faktury VAT, różnego rodzaju rejestry, księgi, projekty, korespondencje pomiędzy pracownikami i klientami. To zatem szeroka gama różnych plików przechowywanych na dyskach twardych komputerów, na pamięciach przenośnych oraz na serwerach.

Samodzielne archiwizowanie dokumentów elektronicznych

Zgodnie z przepisami, dokumenty elektroniczne takie jak faktury, powinny być odpowiednio przechowywane. Wówczas archiwizowanie dokumentów odbywa się z zachowaniem ich autentyczności pochodzenia, integralności oraz czytelności. Muszą być one również tak oznakowane, aby można było łatwo dotrzeć to tych potrzebnych. Ponadto muszą być bezzwłocznie dostępne w razie kontroli organów podatkowych lub kontroli skarbowej.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest przechowywanie dokumentów na serwerach zewnętrznych – gdy zamierzamy zapisywać je na dysku komputera, pamiętajmy o tym, by robić regularne kopie zapasowe.

Nowoczesne platformy archiwizacyjne

Druga opcja to skorzystanie z nowoczesnych platform archiwizacyjnych pozwalających na łatwe przechowywanie oraz przeglądanie dokumentów z dostępem on-line.

Dzięki temu, że dokumenty także przechowywane są na zewnętrznych serwerach, są chronione przed ingerencją z zewnątrz. Dostęp do nich możemy uzyskać po zalogowaniu się na swoje konto. System jednocześnie monitoruje dostęp do dokumentów, dlatego można wówczas sprawdzić, kto i kiedy z nich korzystał.

Czy dokumenty elektroniczne można wydrukować i przechować?

Jeśli chcemy przechowywać dokumenty elektroniczne w postaci wydrukowanej, także mamy taką możliwość. Wówczas archiwizowanie dokumentów może odbywać się w standardowy sposób, podobnie jak innych dokumentów papierowych.

Aby ułatwić sobie archiwizację dokumentów papierowych, można skorzystać także z usług firm specjalizujących się w udostępnianiu rozwiązań i przestrzeń do przechowywania dokumentacji różnych typów.

Artykuł powstał dzięki archiwizacjadokumentow.com.pl.

  • Powiązane tematy

    Sposoby na tanie podróżowanie po Europie

    Zwiedzanie Europy nie musi wiązać się z dużymi wydatkami. Przy odpowiednim planowaniu i kilku sprytnych rozwiązaniach można odkrywać kontynent bez uszczerbku dla domowego budżetu. Oto sprawdzone sposoby na podróże, które…

    Dlaczego ważne jest, by rozliczyć PIT za 2024 w swoim mieście?

    Artykuł sponsorowany. Każdego roku przy składaniu rocznego zeznania podatkowej możemy podjąć decyzję, która ma bezpośredni wpływ na nasze lokalne otoczenie. Warto wiedzieć, że część podatku dochodowego (PIT) nie trafia bezpośrednio…

    Dodaj komentarz

    Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

    Nie przegap

    Netflix a tradycyjna telewizja: Wojna o widza w XXI wieku

      Netflix a tradycyjna telewizja: Wojna o widza w XXI wieku

      Psia inteligencja – ile Twój pies naprawdę rozumie i jak go wspierać?

        Psia inteligencja – ile Twój pies naprawdę rozumie i jak go wspierać?

        Jak dbać o psiego staruszka? Poradnik dla opiekunów seniorów na czterech łapach

          Jak dbać o psiego staruszka? Poradnik dla opiekunów seniorów na czterech łapach

          Jak skutecznie nauczyć się angielskiego w Błoniu: Kursy dla dorosłych, które przynoszą efekty

            Jak skutecznie nauczyć się angielskiego w Błoniu: Kursy dla dorosłych, które przynoszą efekty

            Od House of Cards do The Residence: Jak Netflix przedstawia świat polityki?

              Od House of Cards do The Residence: Jak Netflix przedstawia świat polityki?

              Zdrowa dieta dla Twojego pupila: Dlaczego warto wybrać BARF dla psa?

                Zdrowa dieta dla Twojego pupila: Dlaczego warto wybrać BARF dla psa?