Laptop na biurku

Jak archiwizować dokumenty elektroniczne?

Coraz częściej korzystamy z różnego rodzaju dokumentów elektronicznych – dzięki nim możemy nie tylko łatwiej przechowywać ważne informacje i uzyskać do nich szybki dostęp, ale również zadbać o środowisko naturalne. O czym powinniśmy pamiętać podczas archiwizacji dokumentów elektronicznych?

W przedsiębiorstwach stosuje się różne dokumenty elektroniczne – to między innymi faktury VAT, różnego rodzaju rejestry, księgi, projekty, korespondencje pomiędzy pracownikami i klientami. To zatem szeroka gama różnych plików przechowywanych na dyskach twardych komputerów, na pamięciach przenośnych oraz na serwerach.

Samodzielne archiwizowanie dokumentów elektronicznych

Zgodnie z przepisami, dokumenty elektroniczne takie jak faktury, powinny być odpowiednio przechowywane. Wówczas archiwizowanie dokumentów odbywa się z zachowaniem ich autentyczności pochodzenia, integralności oraz czytelności. Muszą być one również tak oznakowane, aby można było łatwo dotrzeć to tych potrzebnych. Ponadto muszą być bezzwłocznie dostępne w razie kontroli organów podatkowych lub kontroli skarbowej.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest przechowywanie dokumentów na serwerach zewnętrznych – gdy zamierzamy zapisywać je na dysku komputera, pamiętajmy o tym, by robić regularne kopie zapasowe.

Nowoczesne platformy archiwizacyjne

Druga opcja to skorzystanie z nowoczesnych platform archiwizacyjnych pozwalających na łatwe przechowywanie oraz przeglądanie dokumentów z dostępem on-line.

Dzięki temu, że dokumenty także przechowywane są na zewnętrznych serwerach, są chronione przed ingerencją z zewnątrz. Dostęp do nich możemy uzyskać po zalogowaniu się na swoje konto. System jednocześnie monitoruje dostęp do dokumentów, dlatego można wówczas sprawdzić, kto i kiedy z nich korzystał.

Czy dokumenty elektroniczne można wydrukować i przechować?

Jeśli chcemy przechowywać dokumenty elektroniczne w postaci wydrukowanej, także mamy taką możliwość. Wówczas archiwizowanie dokumentów może odbywać się w standardowy sposób, podobnie jak innych dokumentów papierowych.

Aby ułatwić sobie archiwizację dokumentów papierowych, można skorzystać także z usług firm specjalizujących się w udostępnianiu rozwiązań i przestrzeń do przechowywania dokumentacji różnych typów.

Artykuł powstał dzięki archiwizacjadokumentow.com.pl.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *